Стаття 42. Листування з платником податків - Податковий кодекс україни

^ Стаття 42. Листування з платником податків
42.1. Податкові повідомлення - рішення, податкові вимоги або інші документи, адресовані контролюючим органом платнику податків, повинні бути складені у письмовій формі, відповідним чином підписані та завірені печаткою відповідних органів.

42.2. Документи вважаються належним чином врученими, якщо вони надіслані за адресою (місцезнаходженням, податковою адресою) платника податків рекомендованим листом з повідомленням про вручення або особисто вручені платнику податків або його законному чи уповноваженому представникові.

42.3. Якщо платник податків протягом чотирьох днів з дня надсилання йому контролюючим органом відповідного документа не повідомив такий контролюючий орган про зміну податкової адреси, повернення документів, як таких, що не знайшли адресата, не звільняє платника податку від їх виконання.

^ Основними елементами податкового діловодства є письмові документи та документування, тобто укладання документів.

Документ (від лат. dokumentum – повчальний приклад, взірець, доказ) – це матеріальний об’єкт, що містить у за­фіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведено­му порядку й має відповідно Податкового кодексу України юридичну чинність. Юридична чинність документа – це властивість, надана документові Податковим кодексом України, яка засвідчується складом та розміщенням його реквізитів, зовнішніми озна­ками та об’єктами його дії. Документ – це передбачена Податковим кодексом України матеріальна форма отримання, використання й по­ширення інформації шляхом фіксації її на папері.

^ Документ – це засіб фіксації певним чином на спеціаль­ному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи широко використовуються в повсякденній ді­яльності як джерело та носій інформації, вони сприяють удо­сконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, уза­гальнень, довідково-пошукової роботи.

Документ є засобом засвідчення, доведення певних фактів і має велике правове значення. У соціальному плані будь-який офіційний документ виконує багато функцій, що дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

^ До загальних функцій документа належать:

– інформаційна, оскільки будь-який документ є носієм ін­формації та створюється для її збереження;

– соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, бо його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

– комунікативна – документ виступає засобом зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо);

– культурна – документ є засобом закріплення, переда­вання культурних традицій. Це найкраще простежується на великих комплексах документів науково-технічної сфери, де знаходить відображення рівень наукового, технічного й куль­турного розвитку суспільства.

^ Специфічними функціями документів уважаються:

– управлінська – документ є інструментом управління; ця функція властива низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим тощо), які спеціально створюються для реалізації завдань управління;

– історична – коли документ є джерелом історичних відо­мостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів тільки після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження;

– правова – документ є засобом закріплення і змін право­вих норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визна­чальною для цілей Податкового кодексу України.

Юридичні документи – це особлива група документів, які закріплюють факти, що мають юридичне значення. Вони охоплюють усі сторони провадження у податкових справах.

Документ має правове й господарське значення. Він може служити писемним доказом, а також бути джерелом різних ві­домостей довідкового характеру, дає можливість відтворити факти діяльності організації чи установи, знайти в закінчених і зданих до архіву справах такі відомості, які мають значення для податкових відносин.

Офіційні (урядові, службові) документи, залежно від сфери їх застосування й функціонування, поділяються на такі типи: управлінські, наукові, технічні, технологічні, виробничі та ін. Але тільки управлінські документи забезпечують порядок управління об’єктами як у межах усієї держави, так і в окремій організації.

Правовий документ – це результат розумової, організа­ційної та професійної діяльності юриста. Уміння правильно укладати документи як з юридичної точки зору, так і суто мов­ної – одна зі складових естетичної культури юриста і показ­ник його професійного рівня.

Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою, з технічної точки зору, процес отримання, обробки й передачі інформації. Основна частина використаної інформації фіксується. Це обов’язковий елемент податкової діяльності, оскільки в сучас­них умовах можна отримувати, зберігати й передавати інфор­мацію, тільки якщо вона зафіксована попередньо. Матеріаль­ними носіями фіксованої інформації є документи.

У податковій діяльності використовуються головним чи­ном текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом – рукописним, машинописним, друкарським, електронним чи іншим.

Управлінський документ містить інформацію, що з’явилася й використовується в галузі управління. Інформація з доку­ментів повинна добуватися швидко (це стосується цифрової, планової та облікової документації).

Документи з планування, звітності та ділового листування призначені для безпосереднього сприйняття, тому вони повинні бути зручними для читання. Зовнішнє оформлення документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисциплі­ни та особливої культури працівника. Кожний документ уклада­ється відповідно до норм і правил, які є сталими для конкретно­го виду, але всі документи повинні відповідати таким вимогам:

– не суперечити Податковому кодексу України;

– видаватися тільки відповідними повноважними органа­ми або службовими особами згідно з їх компетенцією;

– відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

– бути достовірними, переконливими і відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи або їх керівництва (тобто базуватися на фактах і містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);

– бути належним чином оформленими (розбірливими), текст – добре відредагованим, тобто складеним відповідно до норм сучасної літературної мови;

– бути придатними до тривалого зберігання;

– мають бути оформлені на папері формату А4 (210×297 мм) і А5 (210×148 мм) (згідно з ДСТ 9327) або формату А3 (297×420 мм) та А6 (105×148 мм) з такими берегами: лівий – 30 мм, правий – 10 мм, верхній і нижній – 20 мм.

Основною класифікаційною ознакою конкретного доку­мента є його зміст, зокрема те, яким чином зафіксована в ньо­му інформація стосується особи, структури предмета або на­прямку діяльності укладача чи адресата. Відповідно до цього розрізняють такі види документів:

– за надходженням: службові та особисті документи; службові функціонують в установах і організаціях, а особисті стосуються приватних осіб;

– за призначенням: розпорядчі (накази, постанови, ухва­ли), організаційні (положення, статути, інструкції), інформа­ційні (службові листи, службові телеграми, довідки, доповідні записки, пояснювальні та службові записки, протоколи);

– за спеціалізацією: загальні, з адміністративних питань, спеціалізовані;

– за походженням або місцем укладання: внутрішні, що чинні в межах установи, де їх укладено; зовнішні, які є резуль­татом спілкування з іншими підприємствами, установами;

– за напрямком: вхідні, що надходять до закладу, устано­ви; вихідні, що адресовані за межі організації;

– за формою: стандартні, типові, що укладаються на тра­фаретних, бланкових паперах у суворо регламентованій по­слідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо); нестандартні, нерегламентовані, в яких тільки певна частина даних готується заздалегідь (довідка, перепуст­ка, положення, типові листи), індивідуальні – укладаються за загальними принципами і формою, але автор-укладач довіль­но добирає і компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, оголошення, запрошення);

– за складністю: прості – відбивають одне питання чи факт, складні – відбивають два і більше питань;

– за терміном виконання: звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові;

– за ступенем гласності: загальні, таємні, для службового користування;

– за стадіями створення: оригінал, копія, дублікат;

– за терміном зберігання: постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.

Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління та особистої культури працівників. Якщо документ оформлений неохайно – це означає, що в уста­нові низька культура праці (наприклад, документ надрукований на тонкому папері, резолюція закриває половину тексту тощо).

Дотримання цих вимог дає можливість оперативно отри­мувати й опрацьовувати потрібну інформацію, вчасно вживати дієвих заходів, сприяти тому, щоб процес управління був ста­лим, передбачуваним та результативним.

П. п. 43.2, 43.3 ст. 42 Податкового кодексу України визначає, що документи вважаються належним чином врученими, якщо вони надіслані за адресою (місцезнаходженням, податковою адресою) платника податків рекомендованим листом з повідомленням про вручення або особисто вручені платнику податків або його законному чи уповноваженому представникові. Якщо платник податків протягом чотирьох днів з дня надсилання йому контролюючим органом відповідного документа не повідомив такий контролюючий орган про зміну податкової адреси, повернення документів, як таких, що не знайшли адресата, не звільняє платника податку від їх виконання. Хоча залишається невизначеним, яким чином платник податків, який змінив податкову адресу і документи щодо якого повернулись як такі, що не знайшли адресата, зможе повідомити про це податковий орган, на практиці це може ускладнити оскарження податкових рішень платникам, які не знаходяться за своєю адресою або фактично не мають її.

Аналогічно, п. 58.3 ст. 58 Податкового кодексу України встановлює, що податкове повідомлення-рішення вважається надісланим (врученим) юридичній особі, якщо його передано посадовій особі такої юридичної особи під розписку або надіслано листом з повідомленням про вручення. Податкове повідомлення-рішення вважається надісланим (врученим) фізичній особі, якщо його вручено їй особисто чи її законному представникові або надіслано на  адресу за місцем проживання або останнього відомого її місцезнаходження фізичної особи з повідомленням про вручення. У такому самому порядку надсилаються податкові вимоги та рішення про результати розгляду скарг.

У разі коли пошта не може вручити платнику податків податкове повідомлення-рішення або податкові вимоги, або рішення про результати розгляду скарги через відсутність за місцезнаходженням посадових осіб, їх відмову прийняти податкове повідомлення-рішення або податкову вимогу, або рішення про результати розгляду скарги, незнаходження фактичного місця розташування (місцезнаходження) платника податків або з інших причин, податкове повідомлення-рішення або податкова вимога, або рішення про результати розгляду скарги вважаються врученими платнику податків у день, зазначений поштовою службою в повідомленні про вручення із зазначенням причин невручення.

Зважаючи на скорочені строки для оскарження податкових повідомлень-рішень, це може створити багато проблем для суб’єктів господарювання, які фактично не знаходяться за своєю адресою. Необхідно своєчасно повідомляти податкові органи про зміну податкової адреси (місцезнаходження) та обов’язково створювати умови для своєчасного та повного отримання кореспонденції за вказаною адресою.

2732942221946651.html
2733011181462997.html
2733119549220209.html
2733200877760306.html
2733392358933001.html